OBMs: Validações e Auditorias

O módulo de Objetivos e Metas conta com mecânica de fluxos e validações para facilitar o controle e viabilizar a formalização dos alinhamentos e "contratos" internos firmados entre colaboradores, líderes e instituição.

Vamos conhecer os fluxos disponíveis nessa seção, bem como as alçadas de aprovação.

Processo de Validação

O processo de validação acontece na etapa de criação dos OBMs e é um pré-requisito para um OBM ser considerado vigente, ou seja, se a OBM não for validada é como se ela não existisse.

Os principais atores nesse processo são:

• Colaborador: indivíduo dentro da organização que propõe um OBM para ser considerado e trabalhado ao longo do período.

• Líder Direto: líder cadastrado direto do Colaborador.

• Grupo de Validação: grupos pré-definidos pelo administrador do sistema que farão a última validação do OBM. Geralmente, são profissionais envolvidos nas áreas de finanças, controladoria, planejamento estratégico e RH.

Fluxo de processo

O fluxo acontece da seguinte maneira:

A etapa de validação por um grupo de validação é facultativa e parametrizada pelo Administrador do sistema. Logo, essa etapa pode não existir. Porém, o papel da liderança é fundamental nesse processo e sempre será uma instância dentro do sistema.

Processo de Auditoria

O processo de auditoria acontece na etapa de fechamento dos OBMs e é um pré-requisito para um OBM ser considerado entregue, ou seja, se a OBM não for auditada é como se ela não fosse entregue, independentemente, de ter atingido os resultados planejados.

Esse processo chancela a entrega e conclusão do OBMs.

Os principais atores nesse processo são os mesmos do processo de validação, com a mudança de termos um grupo de auditoria que pode ser distindo do grupo de validação.

• Grupo de Auditoria: grupos pré-definidos pelo administrador do sistema que farão a última verificação do OBM e seus indicadores e níveis de atingimento. Geralmente, são profissionais envolvidos nas áreas de finanças, controladoria, planejamento estratégico e RH.

O fluxo acontece da mesma forma que o processo de validação, com a substituição do Grupo de Validação pelo Grupo de Auditoria ( Fluxo de processo)

A etapa de auditoria por um grupo de auditoria é facultativa e parametrizada pelo Administrador do sistema. Logo, essa etapa pode não existir. Porém, o papel da liderança é fundamental nesse processo e sempre será uma instância dentro do sistema

Fluxos, Status e Histórico OBMs

O status e as movimentações do fluxo de um OBM são registrados no sistema e podem ser visualizados e acompanhados no Detalhe da OBM > Histórico OBM como ilustrado nesta seção.

Líderes, Validadores e Auditores

Caso você seja parte do processo de validação ou de auditoria, o sistema indicará a necessidade de Pendências a serem avaliadas.

Caso não existam pendências, esta aba não será exibida na sua tela principal.

Para avaliar e seguir o fluxo, basta abrir o Detalhe da OBM, clicando no ícone de olho, na coluna Ações.

Após abrir o detalhamento do OBM, análise o escopo, os compartilhamentos, os indicadores e seus níveis de atingimento e tome sua decisão. Aprovado ou Não Aprovado?

Cenário de Aprovação

Visão do Líder Direto:

Caso você seja o Líder Direto do colaborador, você será responsável a indicar e especificar o grupo de validação ou auditoria (dependendo da etapa do processo) para o qual a OBM será enviada a seguir.

Lembrando que esta indicação só acontecerá caso a segunda instância de governança esteja ativa (Validação e/ou Auditoria)

Visão do Grupo de Validação ou Auditoria:

A visão a 2ª instância de aprovação, ou seja, grupo de validação ou grupo de auditoria é a mesma dos líderes diretos. A única diferença do processo é: ao aprovar o OBM, está entrará em vigor diretamente ou será considerada entregue, finalizando o fluxo. Caso seja reprovada, a motivação deverá ser indicada e registrada para o seguimento do fluxo.

Cenário de Reprovação de um OBM

Caso o OBM esteja aprovado, o fluxo seguirá com sucesso para a próxima fase do processo. Porém, se não for aprovado, uma caixa de texto será exibida para que os motivos da reprovação sejam detalhados. Este campo de explicação é obrigatório e o fluxo só seguirá após seu preenchimento.